Le registre unique du personnel : les obligations à respecter

Le registre unique du personnel est un document obligatoire établi par l’employeur permettant de garantir la transparence des emplois de l’entreprise et ce, dès la première embauche. La tenue du registre du personnel est obligatoire dans chaque établissement. En cas de pluralité d'établissements, il sera nécessaire de tenir un registre du personnel pour chacun d’eux.

Quelles entreprises sont concernées ?

Toutes les entreprises sont concernées, peu importe leur taille.

Quels salariés doivent apparaitre sur le registre unique du personnel ?

Dès l’embauche, les salariés suivants sont concernés :

• les salariés en contrat déterminé ou indéterminé ;
• les salariés de nationalité étrangère ;
• les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ;
• les personnes volontaires en service civique ;
• les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire ;
• les travailleurs à domicile

Quelles sont les informations obligatoires ?

1.Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
2.Carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
3.Type de contrat : cdd, cdi, intérim..

Les sanctions en cas de contrôle

En  l’absence de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet : contravention de 1 500€ à 3 000€ en cas de récidive.
En cas de non-présentation du registre unique du personnel à l’inspection du travail : contravention de 450€.

Conseils de nos juristes

Les informations sur les salariés doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et de façon indélébile.Elles doivent être conservées au moins 5 ans. Les informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel. Les informations sur les salariés doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et être conservées pendant au moins 5 ans. Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Toutefois, il est exigé que  le personnel soit inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Ainsi, nous vous proposons notre registre unique du personnel en version numérique qui offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier.